メールで上司や取引先に要件を伝える際、「実はもう一つ相談したいことがあるけど、どのタイミングで切り出せばいいのか…」と悩む方は少なくありません。
一度で用件を済ませたい気持ちと、失礼になるのではないかという不安が入り混じり、結局どう書けばベストなのか迷ってしまうこともあるでしょう。
本記事では、メールで別件を切り出す際のマナーや注意点をはじめ、状況に応じた具体的な例文や、相手に失礼のない言い回しのポイントを徹底解説します。
メールで別件を切り出すときの基本マナー
メール内で別件を切り出す際は、相手が混乱しないよう配慮しながら、できるだけ簡潔に用件をまとめることが大切です。
最初に結論や要点を示し、続けて詳細を伝えるとスムーズに理解してもらいやすくなります。
別件を切り出す際に気をつけたいポイント
相手の時間を奪わないよう、まずは本題を終わらせてから別件に移ることが原則です。
別件に入る前に「別件ではございますが」「もう一点ご連絡させていただきます」などの前置きを添えると、自然に話を切り替えられます。
ただし、唐突に要望や質問を並べるのは失礼にあたることもあるため、必ず短い導入文で相手の注意を引きつけつつ配慮を示すことがポイントです。
ビジネスの場面では敬意を示しながら端的に要件をまとめると、相手も受け取りやすくなります。
一通のメールに複数の要件を入れてもいいのか？
一通のメールで複数の要件を伝えても問題ありませんが、その際は件名や本文内で要件が複数あることを明確に示すのが望ましいです。
また、別件に入る前に簡単な仕切りや一文を挟むことで、相手に混乱を与えずに読みやすい文章に仕上げることができます。
【状況別】メールで別件を切り出す際の例文集
状況や相手との関係性に応じて、言葉選びや切り出し方を使い分けると、より好印象を与えられます。
以下では、一般的に使用頻度の高い表現を取り上げつつ、複数のバリエーションを紹介します。
「別件で恐縮ですが」を使った丁寧な例文
「別件で恐縮ですが」は、敬意を示しながら話題を切り替えることができるフレーズです。
相手が立場の上の方や取引先の場合に特に有効です。
いずれの場合も、「恐縮ですが」という表現によって、別件を持ち出すことへの配慮を示せます。
また、その後で用件をはっきりと伝えることで、読み手に混乱を与えず丁寧な印象を残せるでしょう。
「別件となりますが」を使ったシンプルな例文
「別件となりますが」は、あまりかしこまったニュアンスはない一方、明確に話題を切り替える意図が伝わるフレーズです。
比較的フランクな相手や社内メールで重宝されます。
複数の要件を一通にまとめる場合、文末や文頭に「別件となりますが」「また別の用件ですが」といった表現を付け加えることで、スムーズに話を切り替えられます。
「別件で恐縮ですが」の言い換え表現一覧
ひとつのフレーズに偏らず、相手やシチュエーションに応じて複数の表現を使い分けると、やり取りに柔軟性が生まれます。
ここでは、よく使われる言い換え表現をいくつか紹介します。
ビジネスシーンで使える丁寧な言い換えフレーズ
「ほかにご相談したいことがございますが」や「一点、追加でお伺いしたいことがございます」は、ビジネス上の相手に敬意を払いつつ、自然に別件へと移行するのに適しています。
どちらも遠回しになりすぎず、要件を明確に伝えながらも配慮を含んでおり、フォーマルな印象を損ないにくい表現です。
柔らかい印象を与える言い換えフレーズ
「もう一点お知らせしたいことがありまして」や「他にもお伝えしておきたいことがございまして」のような言い方は、丁寧さを維持しつつも圧迫感を与えにくいのが特長です。
こうした表現を使えば、相手にプレッシャーをかけすぎず、スムーズに話題を切り替えられるでしょう。
2回続けてメールを送る際の切り出し方
一度送ったメールの内容に追加したいことや、急ぎで伝えたいことが後から出てきた場合など、連続でメールを送るシーンは意外と多いものです。
相手に混乱や負担をかけないためのポイントを押さえておくと、やり取りが円滑になります。
連続で送るメールのマナーと注意点
同じ相手へ短時間で連続してメールを送る場合、用件をまとめられなかったことに対するお詫びや、追伸として送り直す理由を添えると良いです。
また、件名に「再送」「追加情報」などとわかりやすい表現を付けると、相手がメールを探しやすくなるメリットがあります。
間隔が短い場合の具体的な切り出し例文
短時間で立て続けに送るときは、「先ほどのメールに続いて恐縮ですが」「連続で失礼いたします」という形で、連絡が続いてしまう理由を示すのが望ましいです。
こうした気遣いの言葉を添えることで、連絡回数の増加による相手の負担をやわらげることが可能です。
件名にも再送であることがわかる表現を加えるなど、相手への配慮を加えると更にスムーズにやり取りできます。
まとめ～メールで別件を切り出す際に大切なこと～
メールでの別件の切り出し方において大切なのは、まず相手が戸惑わないように配慮した導入文を添え、本題と別件を明確に分けることです。
そのうえで、相手や状況に合わせて表現を使い分けると、読みやすく好印象を与える文章に仕上がります。
また、連続でメールを送る際は、前のメールとの関連を示しながら、必要な情報を迅速かつ丁寧に補足することが大切です。
これらを押さえておけば、別件を切り出す時もスムーズに要件を伝えられ、やり取り全体の質を高めることにつながるでしょう。
